Opdrachtomschrijving:

Als directiesecretaris ben je het verbindende aanspreekpunt voor bestuurlijke dossiers en adviseer je de directeur en het MT gevraagd en ongevraagd. Je bent verantwoordelijk voor een zorgvuldige, voorspelbare en effectieve besluitvorming binnen het MT van DF&A en coördineert de bijbehorende processen.

Je bereidt strategische en besluitvormende overleggen inhoudelijk en organisatorisch voor en bewaakt de kwaliteit van de stukkenstroom door vergaderstukken te toetsen op volledigheid en juistheid. Je stelt agenda’s op, verzorgt de verslaglegging en houdt de besluitenlijst actueel.
Daarbij bewaak je de samenhang tussen besluiten, actiepunten en de strategische koers, en zie je toe op tijdige opvolging en implementatie.
Daarnaast beheer je de (strategische) MT-agenda en zorg je voor een samenhangende en realistische planning, onder andere richting 2027. Je draagt ook zorg voor de inhoudelijke en organisatorische voorbereiding van werkbezoeken en overleggen.
Je werkt nauw samen met bestuursadviseurs, managementondersteuning, communicatie en andere teams binnen het BDO, waarbij je zorgt voor verbinding en een soepel besluitvormingsproces.

Achtergrond

Afdeling:

Het Bureau Directeursondersteuning (BDO) is een team van medewerkers ter ondersteuning en advisering van de directeur DF&A en de MT-leden. Dit doet het BDO onder andere door de advisering en procesmatige begeleiding van de stukkenstroom, coördinatie en opstellen van P&C producten, de regie op bedrijfsvoering gerelateerde onderwerpen, interne en externe communicatie en de secretariële ondersteuning van managers.

Team:

De kerntaak van team Bestuursondersteuning is om het MT van DF&A te adviseren en ondersteunen met onder andere strategische, politieke en bestuurlijke inzichten. Zodat de directie tijdig, volledig en goed voorbereid kan sturen op relevante ontwikkelingen.

Eisen:
- Alleen Nederlandstalige CV’s aanbieden en kandidaten moeten native Nederlands kunnen spreken.
- Voor deze opdracht mogen wij geen ZZP’ers aanbieden.

•  De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau, dit is aantoonbaar middels een afgeronde HBO opleiding of een afgeronde MBO‑opleiding gecombineerd met minimaal 5 jaar relevante werkervaring op HBO‑niveau in een vergelijkbare functie.
• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een rol als directiesecretaris of een vergelijkbare bestuurlijke ondersteuningsfunctie.
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse (spreken en schrijven) taal op professioneel niveau, dit wordt getoetst aan de hand van een door de kandidaat zelf geschreven
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen en het coördineren van vergader- en stukkenstromen.

Wensen:

• De mate waarin de aangeboden kandidaat beschikt over ervaring in een rol als directiesecretaris of vergelijkbaar.
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het zelfstandig uitvoeren van taken en verantwoordelijkheden, waarbij aantoonbaar zorgvuldig wordt gewerkt binnen gestelde kaders, deadlines en kwaliteitsnormen
• De mate waarin de aangeboden kandidaat beschikt over communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en effectief kan schakelen met verschillende stakeholders binnen een bestuurlijke omgeving.
• De mate waarin de aangeboden kandidaat beschikt over organisatorische en coördinerende vaardigheden, en in staat is om meerdere besluitvormingsprocessen gelijktijdig effectief te sturen en te structureren.
• De mate waarin de aangeboden kandidaat vaardig is met M365-applicaties.

Competenties:

• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Analyseren
• Samenwerken
• Flexibiliteit