Doel van de functie
Het doel van deze functie is het uitvoeren van activiteiten voor de continuïteit en het optimaal functioneren van één of meerdere informatiesystemen binnen de organisatie.

Resultaten

• Systeem geoptimaliseerd naar aanleiding van wijzigingsverzoeken
• Nieuwe functionaliteiten geïmplementeerd
• Incidenten gediagnosticeerd en opgelost/voorkomen
• Gebruikers getraind/ondersteund in gebruik systeem
• Gebruikersrechten toegewezen
• Gegenereerde rapportages
• Acceptatietesten en implementatieplannen opgesteld/uitgevoerd

Taken

• Bedenkt, ontwikkelt en helpt bij het implementeren van nieuwe inrichtingen;
• Initieert doorontwikkeling van bestaande inrichtingen en autorisaties, voert hier actief analyses op uit, stelt workflows en klantwensen op.
• Stemt bij saas applicaties het moment van de release af met de leverancier, beoordeelt de impact van de release en verzorgt eventuele communicatie en instructie richting de organisatie.
• Introduceert/implementeert op proactieve wijze nieuwe functionaliteiten in samenspraak met de business
• Draagt bij bestaande applicaties zorg voor het dagelijks beheer, voert procesverbeteringen door en behandelt klantwensen. Indien er de rol als productowner is toegekend bij evt. nieuwe applicaties zorgt deze oa. voor het definiëren en prioriteren van de product backlog.
• Geeft trainingen over nieuwe functionaliteiten aan gebruikers en verleent ondersteuning bij het gebruik.
• Definieert en wijzigt gebruikersrollen, toegangsrechten, workflows, formulieren en andere systeeminstellingen;
• Past configuraties en instellingen aan in (cloud) applicaties, zoals het aanpassen van workflows, notificaties en alerts, lokalisatie en taalinstellingen en het toepassen van beveiligingsinstellingen;
• Diagnosticeert de impact van incidenten en klachten (2e lijn) en handelt deze af/ lost ze op eventueel met behulp van of in samenwerking met afdeling ICT en/of leverancier;
• Overziet met welke andere applicaties welke gegevens worden uitgewisseld, op welke basis en met welke frequentie en heeft globale technische kennis van die gegevensuitwisseling;
• Levert adhoc en structurele rapportages op ten behoeve van management en stuurinformatie
• Inventariseert de wensen en eisen van gebruikers en stelt functionele specificaties (requirements) op voor nieuwe functionaliteiten;
• Stelt acceptatieplannen en implementatieplannen op en voert deze ook uit na zorgvuldig testen en valideren van nieuwe functionaliteiten;
• Ondersteunt bij het opstellen van de gebruikershandleidingen en procesbeschrijvingen door input te geven aan procesbeheer.
• Zoekt voor nieuwe applicaties nauwe afstemming met de IV-organisatie en/of architectuur.
• Gegevensbeheer: de functioneel beheerders zorgen ervoor dat systemen zijn toegerust met de functionaliteiten die de juistheid, volledigheid, consistentie en integriteit van gegevens ondersteunen en sturen erop dat die functionaliteiten aanwezig zijn bij ontwerp of aankoop van die systemen. Daarnaast voeren zij regelmatig controles en onderhoudstaken uit om ervoor te zorgen dat de systemen aan deze kwaliteitsstandaarden (blijven) voldoen.

Contacten
Intern
Contact met applicatiebeheer en technisch applicatiebeheer (in brede zin afdeling ICT), over het systeem/de applicatie, om deze te optimaliseren. Daarnaast contacten met gebruikers over training, opleiding en/of incidenten;

Extern
Contact met Leveranciers, Service Management/Service Delivery over het systeem/de applicatie, om deze te optimaliseren en hier goede regie over te kunnen voeren.

Functiekwalificaties

• HBO-werk- en denkniveau op Informatiemanagement (oa. BiSL achtergrond)
• Heeft kennis van de relevante bedrijfsprocessen die door het systeem ondersteund worden;
• Heeft kennis van het applicatielandschap;
• Heeft kennis van de relevante softwaresystemen;
• Heeft kennis van de regels en afspraken binnen het betreffende aandachtsgebied;
• Vaardig in het opstellen van functionele ontwerpen/ specificaties;
• Vaardig in het overbrengen van kennis en opstellen van documentatie (instructie, handleidingen ed.);
• Vaardig in het testen en valideren van applicaties.

Competenties (O.B.V. COA competentie matrix)

Wordt later aangevuld

Reguliere (evt. kritieke) werksituaties

• De functioneel beheerder moet in staat zijn om gebruikersvragen om te zetten naar functionele eisen. De functionele eisen moeten met ICT worden besproken en door ICT gerealiseerd. Dit vereist dat de functioneel beheerder de klantvraag goed moet kunnen doorgronden en deze omzetten naar een functioneel ontwerp met bijbehorende impactanalyse. Na oplevering door ICT dient functioneel beheer te testen aan de hand van het functioneel ontwerp namens en i.s.m. de eindgebruiker. Het is van essentieel belang dat je een helicopterview van het applicatielandschap hebt en analyserend vermogen om de gebruikersvraag naar de IT "opdracht" om te zetten.
• Er komen meldingen binnen van gebruikers en deze moeten met een juiste prioritering worden afgehandeld. Hierbij moet rekening worden gehouden met urgentie, belang en samenhang met andere initiatieven. Dit vraagt om juiste afstemming met collega's zodat taken goed verdeeld kunnen worden. Het is van belang dat je de vraag goed kunt inschatten en analyseren om er een juiste prioriteit aan te geven. Je werkzaamheden moeten goed gepland worden en alle taken die erbij horen moeten goed georganiseerd worden.
• Functioneel beheer verzorgt de instructie bij nieuwe functionaliteiten. Een goede voorbereiding vereist kennis van de werkprocessen en van de overige systemen.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.