Opdrachtbeschrijving

Wie in Nederland asiel aanvraagt, heeft meestal recht op opvang. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers biedt die opvang: veilige huisvesting, noodzakelijke middelen en begeleiding als voorbereiding op een toekomst in Nederland of het land van herkomst.

In een dynamische omgeving voert het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) zijn taak uit: het opvangen en begeleiden van vreemdelingen. Ons vak, het opvangvak, is voortdurend in ontwikkeling. Het COA is een organisatie die zich continu aanpast aan de veranderende vraag vanuit de politiek en samenleving, evenals het fluctuerende aantal bewoners. In deze dynamiek zorgen leidinggevenden en medewerkers voor leefbaarheid, beheersbaarheid en veiligheid op de centra, zodat bewoners kunnen werken aan hun toekomst. Het COA zoekt voor het team ICT Security Operations een

Resultaat gerichte opdracht: Opzetten van een applicatie Matrix

Achtergrond
COA wil in het kader van standaardisatie het beheer en de registratie van IT-assets (hardware, software, licenties) professionaliseren. Tevens is er behoefte aan een centrale, gevalideerde en bruikbare applicatiematrix. De centrale doelen zijn:
•    Inzicht in de levenscyclus en het gebruik van assets
•    Beheersing van kosten en risico’s
•    Integratie met security & compliance (zoals ISO 27001)

Doel van de opdracht
Een gestructureerd en toekomstbestendig asset managementproces opzetten, ondersteund door passende tooling, waarmee:
•    Opzet van een toekomstbestendige applicatiematrix en ondersteunende tooling.
•    Ontwikkelen en publiceren van een gevalideerde en afgestemde applicatiematrix als onderdeel van het assetbeheer.
•    Assetbeheer geïntegreerd wordt in de bredere IT- en bedrijfsprocessen.

Resultaten (deliverables)
De opdracht is succesvol als de volgende resultaten zijn opgeleverd:

1.    Inventarisatie & analyse
o    Huidige situatie in kaart gebracht (processen, tools, datakwaliteit, overzichten).
o    Verbeterplan asset management.
o    Beschrijving van het gewenste proces, definities en verantwoordelijkheden.
o    GAP analyse op de tekortkomingen in het applicatiehandboek.
o    Advies over benodigde aanpassingen in systemen of tools (CMDB, ITAM-tooling).
o    Presentatie aan het C-level over de inventarisatie en analyse fase.

2.    Implementatie
o    Vaststellen kaders (kolommen en rijen) applicatiematrix rekening houdend met de voorinventarisatie (bijlage 1).
o    Vaststellen functionele en non-functionele vereisten Sharepoint applicatiematrix.
o    Gesprekken met stakeholders om de inhoud en informatie voor het applicatieoverzicht op te halen.
o    Inrichting en/of optimalisatie van tooling tot een geactualiseerde applicatieoverzicht met minimaal 95% datavolledigheid.
o    Coördineren van het omzetten en publiceren van het geactualiseerde applicatieoverzicht naar een Sharepoint applicatiematrix.
o    Documentatie van het proces en instructies voor toegang, gebruik en onderhoud (beheer).
o    Inbeheername afstemmen met en overdragen naar business eigenaar.
o    Aansluiting van asset management op het applicatiehandboek.
3.    Overdracht en nazorg
o    Kennisoverdracht aan de interne organisatie
o    Advies voor verdere doorontwikkeling (automatisering, koppelingen met CMDB/ERP)

Tijdspad
De verwachting is dat de opdracht 936 uur gaat duren. Het verzoek is aan de opdrachtnemer om eigenaarschap te nemen op een reëele en afgestemde planning met het COA om eerder genoemde doelen te halen. Het COA verwacht ongeveer de volgende verdeling:
•    Inventarisatie & analyse – 2 maanden
•    Impelmentatie – 3 maanden
•    Overdracht en nazorg – 1 maand

Succescriteria
•    95% applicatieoverzicht accuraat en up-to-date
•    Acceptatieproces ingericht en werkend
•    Aantoonbare efficiëntieverbetering of kostenbesparing
•    Positieve evaluatie door stakeholders

Rapportage & overleg
•    Wekelijkse voortgangsrapportage
•    2-wekelijkse statusmeeting met projectteam
•    Besluitvorming in stuurgroep indien nodig

Bijlage 1:
Eerste versie applicatiematrix template bestaat uit:
•    Applicatielijst
•    Beschrijving
•    Welke afdelingen vallen volgens onderstaande soorten van beheer.
•    Welke beheerteams vallen volgens onderstaande soorten van beheer.
      o    Technisch systeembeheer
      o    Technisch applicatiebeheer
      o    Functioneel beheer
•    Beheermatrix
•    Afdeling & team waar de testuser zich bevindt
•    Afdeling & team van waar de applicatie eigenaar bevindt
•    Risicoclassificatie van de applicatie
•    Aantal gebruikers
•    Doelgroepen:
      o    Bewoners
      o    Medewerker op locatie
      o    Medewerkers op locatie (Externe leveranciers)
      o    Bedrijfsvoering
      o    Alle medewerkers 
      o    Vaststellen kaders (kolommen en rijen) applicatiematrix rekening houdend met de voorinventarisatie (bijlage 1).
      o    Vaststellen functionele en non-functionele vereisten Sharepoint applicatiematrix.
      o    Gesprekken met stakeholders om de inhoud en informatie voor het applicatieoverzicht op te halen.
      o    Inrichting en/of optimalisatie van tooling tot een geactualiseerde applicatieoverzicht met minimaal 95% datavolledigheid.
      o    Coördineren van het omzetten en publiceren van het geactualiseerde applicatieoverzicht naar een Sharepoint  applicatiematrix.
      o    Documentatie van het proces en instructies voor toegang, gebruik en onderhoud (beheer).
      o    Inbeheername afstemmen met en overdragen naar business eigenaar.
      o    Aansluiting van asset management op het applicatiehandboek.

3.    Overdracht en nazorg
o    Kennisoverdracht aan de interne organisatie
o    Advies voor verdere doorontwikkeling (automatisering, koppelingen met CMDB/ERP)

Tijdspad
De verwachting is dat de opdracht 936 uur gaat duren. Het verzoek is aan de opdrachtnemer om eigenaarschap te nemen op een reëele en afgestemde planning met het COA om eerder genoemde doelen te halen. Het COA verwacht ongeveer de volgende verdeling:
•    Inventarisatie & analyse – 2 maanden
•    Impelmentatie – 3 maanden
•    Overdracht en nazorg – 1 maand

Succescriteria
•    95% applicatieoverzicht accuraat en up-to-date
•    Acceptatieproces ingericht en werkend
•    Aantoonbare efficiëntieverbetering of kostenbesparing
•    Positieve evaluatie door stakeholders

Rapportage & overleg
•    Wekelijkse voortgangsrapportage
•    2-wekelijkse statusmeeting met projectteam
•    Besluitvorming in stuurgroep indien nodig

Bijlage 1:
Eerste versie applicatiematrix template bestaat uit:
•    Applicatielijst
•    Beschrijving
•    Welke afdelingen vallen volgens onderstaande soorten van beheer.
•    Welke beheerteams vallen volgens onderstaande soorten van beheer.
o    Technisch systeembeheer
o    Technisch applicatiebeheer
o    Functioneel beheer
•    Beheermatrix
•    Afdeling & team waar de testuser zich bevindt
•    Afdeling & team van waar de applicatie eigenaar bevindt
•    Risicoclassificatie van de applicatie
•    Aantal gebruikers
•    Doelgroepen:
        o    Bewoners
        o    Medewerker op locatie
        o    Medewerkers op locatie (Externe leveranciers)
        o    Bedrijfsvoering
        o    Alle medewerkers 

Wat heeft het COA jou te bieden?
Wij bieden jou de kans om een bijdrage te leveren aan een maatschappelijk relevant thema in een dynamische omgeving. COA staat als organisatie midden in de maatschappij, en is volop in ontwikkeling.

Je krijgt een zelfstandige en uitdagende functie in een professionele en prettige werkomgeving, met
collega’s die zich net als jij inzetten voor het maatschappelijk belang van de Nederlandse samenleving.