LET OP!! DIT BETREFT EEN ADMINISTRATIEVE AFHANDELING! (WS) GRAAG ALLEEN REAGEREN ALS DE ROL VOOR JOU OPENSTAAT!


LET OP!! DIT BETREFT EEN ADMINISTRATIEVE AFHANDELING! (WS) GRAAG ALLEEN REAGEREN ALS DE ROL VOOR JOU OPENSTAAT!


Opdrachtomschrijving
Het programma staat onder leiding van een programmamanager. De is manager van het projectbureau IHH en heeft PMO ondersteuning nodig. Samen met de huidige PMO-er wordt verwacht om samen een tandem te vormen waarbij ze elkaars achtervang zijn. De activiteiten en verantwoordelijkheden van het projectbureau zijn als volgt verdeeld:

• Een aantal (standaard) programma/project ondersteunende activiteiten en verantwoordelijk welke zijn belegd binnen het project bureau
• Het ondersteunen van de trajecten/projecten die als onderdeel van dit programma worden uitgevoerd, met name op het gebied van plannen en organiseren
• Het in overleg oppakken en ondersteunen van een aantal inhoudelijke activiteiten, afhankelijk van de kennis en interesse.

Taken en verantwoordelijkheden

Welke taken moet PMO'er uitvoeren en waar is hij/zij verantwoordelijk voor?

• Ondersteunen en vervangen van de collega PMO-er als backup
• Ondersteunen van de programma manager, manager Projectbureau en projectleiders
• Op orde houden van het programmadossier
• Acteren als informatieknooppunt binnen het programma m.b.t. documentatie
• Voorbereiden, bijwonen en uitwerken van stuurgroepen
• Ondersteunen projectadministratie, tijdschrijven en voortgangsrapportages
• Organiseren van events en bijeenkomsten
• Het samen met een inhoudelijke expert begeleiden en geven van workshops aan medewerkers
• Ondersteunen van de resourcing binnen het programma zoals bijhouden inzetoverzicht, uitzetten verlengingen en het acteren als liaison tussen de projectmanagers en de inkooporganisatie bij het uitzetten van externe opdrachten
• Faciliteren en uitdragen van veranderingen binnen het programma, bijvoorbeeld bij een nieuwe manier van rapporteren of bij introductie van een nieuwe aanpak en/of tools
• Meedenken over verbetervoorstellen en het uitwerken daarvan

Achtergrond opdracht

De doelstelling van Verbeteren informatiehuishouding (IHH) is om binnen DUO de informatiehuishouding te verbeteren zodanig dat de (actieve) openbaarmaking en informatieverstrekking aan parlement, pers en publiek beter kan plaatsvinden en medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden optimale ondersteuning krijgen bij het veiligstellen van en ordentelijk omgaan met informatie en data, alsook in de ontwikkeling van hun vakmanschap. Om de doelstellingen te halen, sluit het programma 'DUO Verbeteren Informatiehuishouding' aan bij de bestaande activiteiten en processen die binnen DUO op het gebied van IHH, IV en AV zijn ingericht en worden beheerd. Samenhang is er met onder anderen 'Grip op gegevens', 'Ambtelijk vakmanschap', 'Werk aan uitvoering', 'Implementatie Wet Open Overheid' maar ook 'Koers DUO'. Gedurende de gehele looptijd van het Rijksprogramma 'Open op Orde' zal integratie worden doorgevoerd en bewaakt. Ook wordt met het 'OCW Open' programma afgestemd in welke mate aansluiting en kennisdeling bij specifieke activiteiten kan worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld in relatie tot de uitrol van het nieuwe documentmanagement- en zaaksysteem Proza. Het projectbureau IHH is gepositioneerd om tijdelijke sturing aan te brengen binnen het programma. Op basis van resultaatopdrachten vanuit het Regieprogramma organiseert het Projectbureau IHH de werkzaamheden. Het Projectbureau IHH faciliteert, organiseert en coördineert de projecten en zorgt voor de projectresultaten en rapportage daarover. Het programma is ondergebracht bij Bedrijfsvoering manager Sylvia Poth.

Eisen

• II Foundation
• HBO werk- en denkniveau (3 jaar)
• Ervaring als PMO of ondersteuner binnen een projectomgeving (3 jaar)

Wensen

• IPMA PMO (of IPMA-D) gecertificeerd
• Agile PMO gecertificeerd
• Kennis van rijksoverheidsorganisaties en hun processen
• Kennis van de DUO-organisatie en haar processen is een pré
• Ervaring met het geven van workshops is een pré

Eisen

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling)
• Een natuurlijke ondersteuner die proactief meedenkt
• Gestructureerd, resultaatgericht en daadkrachtig
• Creatief en af en toe Out of the box durven te denken
• Samenwerken en verbinden
• Plannen en organiseren
• Met meerdere thema's/onderwerpen tegelijk bezig kunnen houden

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.