Drie redenen waarom dit jouw opdracht is
Ben jij de aantoonbaar ervaren en leveranciersonafhankelijke adviseur/ consultant op het gebied van productie-printomgevingen binnen grote organisaties en heb je eerder geadviseerd bij een vervangingstraject van hoog volume printers, RPD Software en couverteer machines" dan zoeken wij jou!

Jij doet het
1 Aanleiding van de opdracht:
We zitten in de voorbereidende fase voor het opstarten van een nieuw aanbestedingstraject en verwervingstraject.

Het project Europese aanbesteding hardware en RPD software voor de Bulkprinters, het betreft hier o.a. hoog volume printers in Utrecht die de brieven t.b.v. de uitvoering print. Daarbij wordt ook gekeken of de Couverteer machine die de brieven in enveloppen doet ook vervangen moet worden.

En er loopt een verwervingstraject voor de software en hardware voor de multifunctionals (kantoorprinters).

Er is een projectmanager voor de aanbestedingsopdracht waarmee je samen gaat werken. In deze uitvraag zoeken we specifieke inhoudelijke kennis voor zowel de aanbestedingsvraagstukken om een succesvolle uitvraag te doen en een goed advies en expertise mee te brengen naar SVB m.b.t. aantallen benodigde printers, implementatieaanpak en waarop gelet moet worden. Mogelijk wordt ook gevraagd een voorstel voor beleid rondom kantoorprinters te doen.

2 Omschrijving van de opdracht:
Gedurende dit adviestraject werk je nauw samen met het projectteam en andere stakeholders o.a. de postkamer, kantoor facilities in Utrecht en Amstelveen, het MT IT en andere afdelingen die werken met bulkprinters en multifunctionals. Je rapporteert aan de projectmanager die namens de stuurgroep verantwoordelijk is voor de realisatie van dit project.

3 Doel / resultaat van de opdracht:
Je bent van groot belang bij de voorbereidende fase van een nieuw aanbestedingstraject. Het opstellen van duidelijke adviezen, wensen en eisen/requirements namens SVB rondom het vervangen van Bulkprinters (Hardware en Software) en Multifunctionals, als basis om SVB tot een succesvolle aanbesteding en implementatie te laten komen, waar je de volgende producten oplevert:

Jij bent het
Hou jij van uitdagingen, ben jij ambitieus en heb jij specifieke inhoudelijke kennis van hoog volume printers, RPD Software en couverteer machines? Heb je oog voor wensen van kantoorgebruikers, veiligheidsaspecten, schrijven van beleid en adviezen? Dan willen wij jou graag ontmoeten. Kennis van Europese Aanbestedingen is een pré.

Een IST-analyse van de huidige print- en mailroomomgeving.
Een SOLL-ontwerp voor de toekomstige situatie.
Een Programma van Eisen (PvE).
Een requirementsdocument voor de Europese aanbesteding.
Een scenarioanalyse inclusief kostenindicatie.
Een advies over vervanging of behoud van de huidige couverteerstraat.
Een implementatiestrategie voor hardware en software.
Advies ten aanzien van multifunctionals en kantoorprintbeleid.
Input voor projectbrief en businesscase.

4 Randvoorwaarden en eisen:
Je werkt als een team samen met de projectmanager conform de binnen de SVB geldende projectmanagement werkwijze (gebaseerd op Prince2 en Agile) en maakt gebruik van de beschikbare templates en middelen.

Kennis / Opleiding:
HBO/Academisch werk- en denkniveau. 
Inhoudelijke Kennis en ervaring heeft van hoog volume printers, RPD software en couverteer machines om daarmee:
een onderzoek kan doen naar de huidige werkwijze en
een advies (en evt beleid) kan uitbrengen/ opstellen cq meerdere scenario’s kan uitwerken m.b.t. het toekomstig gebruik op de SVB locaties
Kennis en ervaring heeft van aanbestedingen van hardware en software voor multifunctionals
Kennis en ervaring heeft met opstellen van een projectbrief. Voorzien van scenario’s en keuze over de aanbesteding en de implementatie voor nieuwe hardware en software voor de hoog volume printers, en daarnaast voor de hardware en software voor multifunctionals.
Organisatiesensitief en verbinder. Goed stakeholdermanagement op verschillende niveaus. Je moet goed kunnen samenwerken.
Kennis van infrastructuur en informatie beveiliging is een pré. 
Kennis van Europese Aanbestedingen is een pré.

Ervaring:
Ruime ervaring op het gebied van adviestrajecten/ consultantcy.
Relevante ervaring met vervanging van hoog volume printers, RPD software en couverteer machines.

Specifieke kennis en bijzonderheden:
Aantoonbaar leverancier onafhankelijk
Zoals genoemd, inhoudelijke kennis van bovengenoemde Bulkprinters & Multifunctionals.
Binnen de ICT organisatie wordt voor een deel gewerkt volgens Agile/Scrum.

Duur van de opdracht
In eerste instantie tot 01-02-2027 met optie voor verlenging.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.