Als dienstverlener zijn wij continu op zoek naar verbetering van onze werkwijze en processen. Hoe kunnen wij onze service perfectioneren? Hoe kunnen onze processen sneller zonder kwaliteit te verliezen? Het zijn vragen die ons dagelijks bezighouden. Onze oplossing ligt onder andere in het gebruik maken van Robotic Process Automation (RPA).
Wat is RPA?
RPA is een manier om repetitieve handelingen te automatiseren. Dit gebeurt niet met een fysieke robot, maar met een software robot die wordt geïnstalleerd. De software robot volgt altijd dezelfde regels en neemt zo repetitieve en dus voor onze medewerkers minder interessante werkzaamheden over en automatiseert deze. Door de inzet van RPA worden onze processen geoptimaliseerd. De doorlooptijd van de processen wordt enorm verkort doordat de robot 24/7 werkt en de foutgevoeligheid neemt af. Voorbeelden hiervan zijn het verwerken van facturen, versturen van betaalbevestigingen en veelvoorkomende vragen beantwoorden. RPA is terrein aan het winnen en zo ook bij ons.
De robot uit de mens
Wij halen de robot in huis om de kwaliteit van onze service te verhogen, maar ook om de werkzaamheden voor onze medewerkers uitdagend te houden. Ons team, voornamelijk onze contractmanagement, financiële- en recruitment afdeling, hebben te maken met tijdrovende, soms saaie, taken. Voorbeelden hiervan zijn urenregistratie en het plaatsen van aanvragen. RPA neemt deze taken uit handen, waardoor onze medewerkers meer tijd hebben voor inhoudelijk uitdagende werkzaamheden. RPA haalt, zoals onze partner Ciphix zegt, de robot uit de mens. Daarnaast is de robot zo gebouwd dat fouten vrijwel niet voorkomen. Hiermee verhogen wij de kwaliteit van onze dienst.
“Waar Between voorheen 1 à 2 dagen per week bezig was met de urenregistratie van één klant, kan deze tijd nu worden gebruikt voor persoonlijk contact met de klant. Elke twee weken leveren wij een nieuw RPA proces op waarmee meer administratieve, handmatige processen worden gerobotiseerd. Bij Between is persoonlijke benadering voor hun klanten het belangrijkst. Door RPA kunnen de medewerkers zich hierop focussen. Met onze digitale medewerkers ondersteunen wij Between hierin,” vertelt Ciphix over het project.
RPA en Between
Wij hebben onze service kunnen verbeteren door de inzet van RPA. Wij halen de robot uit de mens, waardoor wij meer tijd hebben voor menselijk handelen: persoonlijk contact, meedenken en oplossingen zoeken waar nodig. Ook onze medewerkers ervaren RPA als een fijne toevoeging:
“Door de robot heb ik veel meer tijd om mij te focussen op hetgeen wat mijn werk leuk maakt.” vertelt Anne Hoekstra, financieel administratief medewerker. “Wij kunnen de robot zo instellen dat deze de door ons gekozen werkzaamheden op de voor ons gewenste momenten uitvoert. Ook kan de robot prima buiten werktijden de geplande taken uitvoeren. Als je dan in de ochtend je laptop opstart, kun je gelijk aan de slag met de leuke en uitdagendere werkzaamheden die in het teken van de klant staan.”
Door onze versnelde en verbeterde processen hebben wij meer tijd om mee te denken met onze klanten en professionals. Loop jij tegen iets aan of wil je meer leren over wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op!