Opdrachtomschrijving:

ProjectmanagementondersteuningWerkplek 2.0

Achtergrond:

Het Centraal Orgaan opvangasielzoekers (COA) werkt aan de landelijke implementatie van Werkplek 2.0, eenmoderne digitale werkplek gebaseerd op Microsoft 365 en Intune. Door de omvangen intensivering van de uitrol is tijdelijk aanvullende projectmanagementondersteuningnodig.

De opdracht richt zich op hetzelfstandig structureren, actualiseren en bewaken van de administratieveprocessen rondom de migratieplanning en bijbehorende communicatie. Hiermeewordt de projectleider Werkplek 2.0 ondersteund bij een tijdige en beheersteuitvoering van de uitrol.

Beoogd resultaat

De opdracht moet leiden tot:

• Actuele en onderling consistente migratieplanningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen rondom geplande migraties.
• Een actueel en bruikbaar overzicht van betrokken leidinggevenden, locaties en contactgegevens.
• Tijdige afstemming met leidinggevenden over komende migratiemomenten.
• Inzicht in openstaande acties, ontbrekende informatie, knelpunten en afwijkingen.
• Een gestructureerde en overdraagbare projectadministratie.

Taken

De opdrachtnemer bepaalt binnen deafgesproken projectkaders zelfstandig op welke wijze de resultaten wordengerealiseerd. Tot de opdracht behoren in ieder geval:

• Verwerken en beantwoorden van correspondentie over migratieplanningen.
• Verwerken van reacties en wijzigingen in planningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Verzamelen, controleren en actualiseren van gegevens van leidinggevenden en andere betrokkenen.
• Benaderen van leidinggevenden om de benodigde informatie voor aanstaande migraties tijdig beschikbaar te krijgen.
• Vastleggen en bewaken van afspraken, acties, besluiten en afhankelijkheden.
• Opstellen en onderhouden van voortgangs- en actielijsten.
• Signaleren van knelpunten en afwijkingen die gevolgen kunnen hebben voor de planning.
• Structureren en actueel houden van relevante projectdocumentatie.

Op te leveren resultaten

Gedurende de opdracht worden minimaalde volgende resultaten opgeleverd en onderhouden:

1. Een actueel overzicht van migratieplanningen en bijbehorende acties.
2. Actuele en onderling afgestemde draaiboeken en communicatiestukken.
3. Een gecontroleerd overzicht van relevante leidinggevenden en contactpersonen.
4. Een overzicht van openstaande reacties, knelpunten, afwijkingen en vervolgacties.
5. Een periodieke voortgangsrapportage aan de programmamanager

Deskundigheid

Voor een goede uitvoering van deopdracht beschikt de opdrachtnemer aantoonbaar over:

• Ervaring met projectmanagementondersteuning of vergelijkbare opdrachten.
• Ervaring met planning, projectadministratie en stakeholdercommunicatie.
• Ervaring binnen een dynamische project- of programmaomgeving.
• Goede kennis van Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Excel, Word en Teams.
• Bij voorkeur ervaring met ICT-projecten, migratietrajecten of grote organisaties.
• Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen, acties te bewaken en resultaten op te leveren.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.

Omvang, locatie en looptijd

• Gemiddelde inzet: gemiddeld 24 uur per week.
• Startdatum: zo spoedig mogelijk.
• De opdracht wordt aangegaan voor de periode van 24 augustus tot en met 31 december waarbij verlenging mogelijk is als de resultaten niet behaald zijn of het project wordt uitgebreid..
• Voor afstemming en toegang tot projectinformatie is kan aanwezigheid op de Rijnstraat in Den Haag nodig zijn
• Werkzaamheden kunnen daarnaast vanaf een door de opdrachtnemer gekozen locatie worden uitgevoerd, voor zover dit past binnen de geldende informatiebeveiligings- en privacyvoorwaarden.
• De opdrachtnemer stemt de aanwezigheid en beschikbaarheid af op de overeengekomen resultaten, migratieplanning en noodzakelijke overlegmomenten.

Uitvoering van de opdracht

De opdrachtnemer voert de opdrachtzelfstandig en voor eigen rekening en risico uit. De opdrachtgever stuurt ophet overeengekomen resultaat, de projectkaders, kwaliteit en deadlines en nietop de wijze waarop de opdrachtnemer de werkzaamheden uitvoert.

Er is geen sprake van eenarbeidsovereenkomst, hiërarchische aansturing of opname in de reguliereformatie. De opdrachtnemer is vrij om ook voor andere opdrachtgeverswerkzaamheden te verrichten, mits dit de uitvoering van deze opdracht nietbelemmert en geen belangenconflict oplevert.

De opdrachtnemer maakt waar mogelijkgebruik van eigen bedrijfsmiddelen. Wanneer toegang tot beveiligde COA-systemenof -informatie dit vereist, kunnen door COA noodzakelijke middelen enautorisaties beschikbaar worden gesteld.

Vervanging door een aantoonbaargelijkwaardig gekwalificeerde professional is mogelijk na voorafgaandeafstemming, waarbij de opdrachtgever vervanging uitsluitend op objectievegronden kan weigeren.

Beoordeling van de opdracht

De voortgang en kwaliteit wordenperiodiek beoordeeld aan de hand van:

• Actualiteit en volledigheid van de projectadministratie.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen.
• Kwaliteit en consistentie van planningen, draaiboeken en communicatie.
• Tijdige signalering van risico’s en knelpunten.
• Bruikbaarheid en overdraagbaarheid van de opgeleverde resultaten.